Njemački zakon o zaštiti podataka propisuje da određei detalji automatiziranih postupaka za obradu ličnih podataka moraju na odgovarajući način biti dostupni svima. Mi u ovu svrhu vodimo detaljan registar postupaka. Sljedeće informacije smo za vas saželi u vidu početnog vodiča. Ukoliko želite detaljnije informacije, kontaktirajte naš ured za zaštitu podataka. U ovom uredu ćete moći dobiti informaciju o tome da li smo pohranili podatke koji se odnose na vas lično te, ukoliko jesmo, prirodu tih podataka.
Napomena: sljedeće informacije se odnose na cijeli obim obrade ličnih podataka u našem preduzeću. Posebne napomene koje se odnose na obradu ličnih podataka na našoj internetskoj stranici možete pronaći ovdje.
1. Ime I adresa odgovornog ureda
Maria Clementine Martin Klosterfrau
Vertriebsgesellschaft mbH
Gereonsmühlengasse 1-11
50670 Cologne
Germany
Telefon: +49 221-1652-0
Fax: +49 221-1652-430
E-Mail: dialog@klosterfrau-service.de
Internet: www.klosterfrau-group.de
2. Management
Dr. Stefan Koch (Chairman)
Stephan Börner
Michael Reiss
Dr. Jaana Saarteinen-Erben
3. Šef obrade podataka u odgovornom uredu
Frank Roth
Šef glavnog IT odjela
4. Kontakt podaci ureda za zaštitu podataka
Putem e-pošte na datenschutz@klosterfrau.de ili na prethodno navedenu poštansku adresu
5. Namjena bilježenja, obrade I upotrebe podataka
Mi distribuiramo i prodajemo farmaceutske i kozmetičke proizvode te drugu farmaceutsku i apotekarsku robu. Obrađujemo lične podatke u ovu glavnu svrhu. Pored toga, obrađujemo podatke u ime drugih preduzeća, prije svega u ime kompanija u grupi Klosterfrau. To se vrši u njihove svrhe i pod njihovom odgovornošću.
6. Opis grupa ljudi
Mi bilježimo, obrađujemo i koristimo podatke koji se odnose na različite grupe ljudi. Neke tipične vrste podataka su navedene ispod:
Klijenti
Ime, kontakt podaci, podaci bankovnog računa, podaci o kreditnoj sposobnosti i podaci o narudžbana, isporukama, uvjetima i plaćanjima
Zainteresirane strane
Ime, kontakt podaci, zainteresiranost za proizvode, podaci o pretplatama na brošuru i učešću u nagradnim takmičenjima
Ugovarači i dobavljači
Ime, kontakt podaci, podaci bankovnog računa, podaci o kreditnoj sposobnosti i podaci o narudžbana, isporukama, uvjetima i plaćanjima
Uposlenici
Ime, kontakt podaci, pozicija u organizaciji, status kao uposlenika, penzioner, itd., detalji o primanjima, plata ili penzija, podaci koji se odnose na radne sate i podaci izvedeni iz radnih procesa, prostor za konzumaciju (npr. kantina), kao i ostali podaci koji su neophodni za uspostavljanje radnog odnosa.
Kandidati
Ime, kontakt podaci, pozicija za koju se prijavljuje, kvalifikacije, drugi podaci iz aplikacija, podaci koji se odnose na tok i rezultat postupka aplikacije.
7. Primaoci ili kategorije primalaca podataka
Interni primaoci gore navedenih podataka su naša interna odjeljenja jer su njima ti podaci neophodni kako bi ispunili zadatke u okviru njihove odgovornosti. Eksterni primaoci primaju lične podatke ukoliko je to propisano zakonom ili ukoliko je potrebno za izvršenje ugovornog odnosa. Neki primjeri primalaca uključuju društvene sigurnosne sheme, porezne urede, nadzorna tijela, banke, osiguravaoce i pružaoce uslufa koji obrađuju podatke u naše ime u skladu sa § 11 njemačkog zakona o zaštiti podataka.
8. Zakonski rokovi za brisanje podataka
Lični podaci se brišu nakon isteka relevantnog perioda pohrane koji je propisan zakonom ili ukoliko podaci više nisu potrebni u gore navedene svrhe.
9. Prijenos podataka trećim državama
Podaci se ne prenose državama izvan Evropske unije ili Evropske ekonomske zone (trećim zemljama).